As despesas operacionais de empresa estão entre um dos pontos mais importantes para um correto controle da gestão financeira.
A falta de controle sobre essas despesas pode ocasionar sérios problemas, fazendo com que a sua empresa acabe, mês após mês, no vermelho, o que pode impactar no fechamento das portas no futuro.
É claro que apenas o valor referente às despesas operacionais de uma empresa não é suficiente para que se tenha uma visão total sobre a saúde financeira do seu negócio.
Há várias outras métricas que precisam ser consideradas no momento de realizar essa avaliação, mas não há dúvidas de que essas despesas oferecem uma referência bastante rápida sobre os custos da sua empresa.
As despesas operacionais não estão diretamente relacionadas com a execução do seu próprio negócio, por isso é comum alguns empreendedores acharem que elas não são importantes.
Entretanto, elas possuem um impacto enorme e aqui nós iremos mostrar tudo a respeito das despesas operacionais de empresas, mostrando não só a lista de quais elas são, como também como calcular e outros pontos.
Quer saber tudo sobre o assunto? Então vamos lá!
Despesas operacionais: O que elas são?
A primeira coisa sobre a qual nós iremos falar aqui diz respeito ao que são as despesas operacionais, afinal, é importante conhecê-las antes de listá-las.
As despesas operacionais podem ser descritas como todos aqueles gastos que são indispensáveis para que uma empresa possa funcionar.
Esse tipo de despesa costuma ser bastante prevista, tendo como objetivo final a manutenção do bom funcionamento de uma empresa.
Portanto, isso mostra como elas são importantes, ao contrário do que muitos empreendedores costumam achar, pois há o risco de gerar problemas financeiros futuros.
Essas despesas não estão diretamente relacionadas com a produção de uma empresa, entretanto, possuem relação com aquilo tudo que é considerado como necessário para que ela mantenha-se funcionando.
Isso significa impostos e tributos, o salário dos colaboradores, os gastos gerais com luz, aluguel, internet e água, além de todo o material de escritório.
Dessa forma, dá para perceber que por mais que o que é comprado não esteja necessariamente influenciando na produção, essas despesas fazem seu negócio funcionar adequadamente.
A falta de controle sobre essas despesas, por outro lado, pode acabar tendo um efeito negativo, impactando em seu negócio.
Um desbalanço do fluxo de caixa pode ocasionar problemas financeiros seríssimos que levam até mesmo à falência de uma empresa.
Portanto, é preciso também sempre contar com o auxílio de uma empresa de contabilidade que auxilie em todo esse processo da forma adequada.
Despesas operacionais: Quais os tipos principais?
Existem diferentes tipos de despesas operacionais de uma empresa, por isso mesmo é essencial conhecer quais são eles, até porque ajudam muito na maior organização financeira.
Os dois tipos principais dessas despesas são:
- Despesas operacionais fixas: são todas aquelas que estão presentes, mensalmente, sempre com o mesmo valor, sem qualquer modificação;
- Despesas operacionais variáveis: são aquelas despesas previstas para determinados momentos, sendo que o valor delas varia muito de acordo com cada período.
Além dessas duas divisões, há a possibilidade de subdividir as despesas operacionais ainda em: despesas comerciais, despesas administrativas e despesas específicas.
A seguir, você verá um pouco mais a respeito de cada uma delas:
- Despesas comerciais: são todas aquelas que estão relacionadas diretamente com a comunicação da empresa, como é o caso dos gastos com marketing/publicidade, com comissões, com brindes, com manutenção da frota de carros, com combustíveis, entre outros;
- Despesas administrativas: já no caso das despesas operacionais administrativas, estão relacionadas diretamente com os salários dos colaboradores e todos os encargos que incidem sobre eles, o vale refeição ou alimentação e o vale transporte, as diversas contas (como luz, água, aluguel e internet), os impostos e tributos, entre vários outros;
- Despesas específicas: são todas aquelas despesas que cada empresa possui e que não são similares para cada setor ou categoria.
Com todas essas informações, fica fácil entender a respeito das despesas operacionais e o que elas significam para uma empresa.
Despesas operacionais: Como calculá-las?
Mais do que entender o que são as despesas operacionais de uma empresa, é essencial também que você saiba como elas são calculadas.
Para que isso seja possível, você precisa conhecer quais são as despesas operacionais completas que a sua empresa possui.
Além disso, é importante saber quantas vezes anualmente essas receitas acontecem, não importa se elas são por mês, por trimestre, por semestre ou anuais.
O cálculo das despesas operacionais, inclusive, vai depender bastante de você saber qual é a frequência delas ao ano.
O que é preciso antes de qualquer coisa, é:
- Você deve identificar quais são as despesas operacionais: todas as despesas precisam ser consideradas no momento do cálculo, incluindo aquelas que pareçam mais insignificantes, além de observar qual o período de cada uma delas, o que vai auxiliar muito a obter resultados excelentes;
- Você deve dividir as despesas operacionais por categoria: a segunda dica de como fazer o cálculo das despesas é dividi-las por categoria. Assim, é preciso categorizar despesas como benefícios, salários de funcionários, impostos, além de outros. Uma forma de conseguir categorizar da maneira certa é fazer uso de um software especializado
É importante ter em mente que não existe qualquer fórmula exata para que o cálculo de despesas operacionais da empresa seja realizado.
Entretanto, deve-se ter em mente que a soma das despesas deve ser feita de maneira separada de acordo com a categoria em que ela se enquadra.
Como cada empresa possui despesas que são direcionadas às suas necessidades, é importante prestar muita atenção e conhecer profundamente toda a operação antes de colocá-la em prática.
O conhecimento sobre o seu negócio é o que realmente fará a diferença para entender se as despesas operacionais da sua empresa estão altas ou baixas, bem o que pode ser feito para que seja possível melhorá-las.
Com o entendimento do cálculo das despesas operacionais, é hora de responder a mais uma questão: onde elas são diretamente aplicadas?
Despesas operacionais: Onde aplicá-las nas empresas?
As despesas operacionais podem ser divididas em fixas e variáveis, como dito anteriormente, mas é importante especificar bem onde é que cada uma delas está inserida na empresa.
Na verdade, fazer essa identificação é algo bastante simples, pois após listar todas as despesas, tudo o que será preciso fazer é a identificação de onde cada uma delas ocorrem mensalmente e quais apenas ocasionalmente.
Vamos, portanto, listar as despesas operacionais de uma empresa.
As despesas fixas de uma empresa são as seguintes:
- Salários de colaboradores e encargos trabalhistas;
- Benefícios;
- Seguros;
- Comunicação, que é a manutenção do contrato com uma empresa por tempo determinado e fechado.
Já as despesas variáveis são as seguintes, podendo elas mudarem de mês para mês:
- Despesas com materiais de escritório;
- Manutenção dos equipamentos, como elevador, carro e computadores, por exemplo;
- Conta de luz;
- Conta de água;
- Conta de internet;
- Conta de telefone.
Todas essas contas estão sim presentes mensalmente, é verdade, entretanto, o valor delas varia todos os meses, podendo ser mais cara ou barata de um mês para o outro, dependendo de diversos fatores.
Qual a importância de fazer uma análise das despesas operacionais de uma empresa?
Após tudo o que foi mostrado aqui é fácil compreender porque esse tipo de análise é tão fundamental.
Apesar disso, há quem ainda tenha dúvidas sobre qual a real importância de analisar todas essas despesas.
Você saberia dizer?
A análise de despesas operacionais de uma empresa permite que você possa compreender se elas realmente estão dentro do orçamento que o seu negócio possui.
Dessa forma, fica mais difícil que elas venham a gerar problemas por bagunçar o fluxo de caixa, o que pode gerar sérios prejuízos financeiros, o que impacta qualquer empresa, sem nenhuma dúvida.
Portanto, é importante que você compare todas essas despesas anualmente, principalmente cada uma das categorias, o que permitirá compreender tudo o que realmente está acontecendo em seu negócio.
Quando você percebe que os custos com esse tipo de despesa está muito alto, é possível então realizar modificações para cortá-los ao máximo e assim gerar mais lucros para a empresa.
É o caso, por exemplo, de diminuir o seu plano de internet e fazer economia de energia, o que permitirá economizar uma grande quantidade de recursos mensalmente.
Conclusão
Como você viu, as despesas operacionais são muito importantes para qualquer empresa e precisam ser bem avaliadas, evitando assim possíveis problemas no futuro, como os prejuízos financeiros.
Neste texto, você pôde ver um pouco mais a respeito das despesas operacionais de empresas, o que elas significam, a lista principal delas e como são divididas em grupos ou categorias.
A melhor maneira de realizar uma boa análise dessas despesas e fazer uso delas a favor da sua empresa é contando com uma boa contabilidade, que fará os cálculos e o acompanhamento corretamente.
