Com o auxílio de ferramentas úteis, como um sistema de gestão empresarial, o dia a dia dentro de uma corporação, dentre serviços comuns e complexos nos mais variados setores, passa a agregar uma maior segurança, produtividade e geração de resultados mais rápidos.
Esses sistemas, que podem ser implantados em diferentes ocasiões em uma empresa, auxiliando ou fazendo um serviço sozinho, vêm sendo uma revolução no mercado, o que tem gerado interesse de empresas e também implementado inovações no mercado B2B.
Por exemplo, em uma fábrica de camisetas promocionais, um sistema de gestão focado no estoque na empresa pode receber simultaneamente novos produtos e fazer a divisão correta que vai ser destinada aos clientes, de maneira mais rápida do que a forma manual.
Ou seja, qualquer tipo de negócio que pense em investir nessa ferramenta certamente só terá a ganhar. Mas para que só haja boas experiências com esses sistemas, é preciso que a empresa saiba escolher, e melhor, entender para qual lugar ela será essencial.
No artigo a seguir vamos entender mais sobre o que é esse sistema de gestão empresarial, e quais são as razões pelas quais você ou sua empresa devem começar a investir nele agora, sabendo de fato como investir na melhor ferramenta para o seu negócio.
O que é um sistema de gestão empresarial?
O sistema de gestão empresarial nada mais é do que uma ferramenta tecnológica, inserida em setores de uma empresa, mais especificamente dentro de práticas de trabalho diário, com o principal intuito de auxiliar as tarefas e entregar melhores resultados.
Mas para entender mais sobre como e porque hoje em dia empresas de prestação de serviços de contabilidade estão investindo nesse auxílio necessário, é preciso olhar para o que de fato esse sistema entrega, entendendo onde ele se encaixa de fato.
Digamos que em uma empresa de tecidos, o setor de entrega faça uma distribuição manual das compras para que entregadores levem aos consumidores finais. Todo o trabalho da demanda, bem como as fiscalizações primárias, é feita por funcionários da empresa.
E ainda que não haja erros neste processo, a atividade acaba durando mais tempo do que o necessário, visto que contratempos acontecem e nem sempre todas as peças fundamentais da empresa estão no mesmo local, e podem ser checadas rapidamente.
Além disso, existe uma demora para colocar essas informações no sistemas, algo que é importante para que gestores da empresa, que controlam a operação, possam acompanhar de perto, sem esperar que erros aconteçam, como no caso de atrasos e desvios.
Com uma ferramenta de gestão empresarial a solução vem quase dobrada. Porque, além de entregar informações e verificações de forma mais rápida, seja por aparelhos atrelados ao sistema ou por verificações em código de barras, ganha-se maior tempo de trabalho.
Esse exemplo, no entanto, é um caso dentro de muitos. Os sistemas podem ser dos mais variados, integrando serviços, informando equipes, fazendo contagens de produtos, verificações de serviços, de resultados e até mesmo de feedback de clientes.
Eles podem ter uma atuação nos mais variados setores, tais como:
- Financeiro;
- Administrativo;
- Almoxarifado;
- Recursos humanos;
- Manufatura;
- Entre tantos outros.
O ideal então é verificar quando uma atividade pode ser substituída por um sistema, ou até mesmo implementada por ele, que certamente entregará serviços de forma mais rápida e mais confiável, visto que softwares de sistemas de computador agregam confiabilidade.
É o caso de um software para gestão de franquias que consegue verificar em tempo real os números de vendas, baseados no sistema que integra os caixas desses estabelecimentos, entregando então números reais e dentro da realidade da empresa.
As razões pelas quais você deve investir nessa gestão
O sistema de gestão empresarial é, então, uma excelente forma de obter mais controle dentro das atividades do dia a dia. Mas além disso, pode trazer resultados que modificam as próprias demandas internas, possibilitando mudanças positivas no setor.
Veja a seguir algumas das razões pelas quais o investimento em um sistema de gestão empresarial é algo essencial e altamente potente:
Extinção de tarefas repetitivas e/ou manuais
Dentro de praticamente todas as empresas existem algumas funções essenciais, que necessitam da ajuda presencial e manual de pessoas, como uma fiscalização de produtos, entrada de matéria-prima, checagem com clientes e até mesmo análise de resultados.
Isso tudo, que pode ser considerado repetitivo, e por isso trazer problemas como improdutividade, insatisfação e potenciais erros, pode ser modificado e transformado em uma tarefa de um sistema de gestão, como uma gestão de entregas em uma companhia.
Diminuição de custos
Na substituição de tarefas feitas repetitivamente ou de forma manual, por um sistema, certamente o investimento vai compensar e trazer uma boa diminuição de custos. Isso porque, além de agregar certeza dos resultados, gera uma menor demanda por trabalho.
É o caso de um grupo de empresas de folha de pagamento que costumava contratar funcionários freelancers para checar formulários no fim de cada mês, mas a partir da compra de um sistema, passaram a fazer isso por meio do software, e apenas por lá.
Maior confiabilidade nos dados
As tecnologias foram programadas para não errar praticamente nunca, algo que vem se revelando totalmente verdadeiro ao longo dos anos, visto o tamanho da programação que é feita por profissionais da área. Isso certamente traz maior confiança nos resultados.
Isso difere, por exemplo, de um serviço feito por funcionários em determinada hora do dia, onde eles já estão propensos a estarem cansados, o que é um sinal típico de que erros e confusões podem acontecer, claro, por serem humanos e não terem perfeição.
Integração das equipes
One sistema de gestão integrada vai não apenas juntar diferentes áreas para que trabalhem juntas, em busca de dados, informações e resultados de seus trabalhos, mas também vai servir para juntar equipes da empresa, e fazer com que elas se integrem.
Essa proximidade é essencial para que os trabalhos tenham uma comunhão de propósitos, e para uma empresa de qualquer nível e ramo, essa é uma necessidade evidente.
Dicas de como escolher o melhor sistema
Com tantas vantagens e depois de entender todas as qualidades que um sistema oferece para uma empresa, fica cada vez mais inevitável correr para investir nessa ferramenta para a sua companhia, não?
No entanto, alguns passos precisam ser bem executados para que não haja grandes surpresas, sendo elas negativas. Entenda tudo o que os tomadores de decisão da sua empresa atentarem antes, durante e depois de pagar por um programa gestão comercial:
Levantar as necessidades da empresa
Antes que qualquer coisa, e embora o sistema seja uma fórmula magnífica para produtividade e melhores resultados, é preciso entender de fato quais são as necessidades da companhia em questão de sistemas de gestão, verificando onde cabe uma mudança.
Comece fazendo um levantamento dentro dos próprios setores, perguntando de gestores e líderes, entendendo resultados e tendo o pleno conhecimento sobre as atividades.
Entender (bem) o sistema
Outro passo importante, e em seguida da compreensão das necessidades, é o entendimento sobre o sistema que será contratado. É importante saber de tudo, sendo aquilo que ele é projetado a funcionar, o que ele entrega, como ele é usado, dentre outros.
Ter essa noção e de fato pesquisar sobre no mercado, desde avaliações de empresas até longas reuniões com vendedores, vai fazer total diferença na hora que o investimento se concretizar. Afinal, nem todas as empresas são as melhores do mercado.
Trabalhar bem o contrato e os direitos necessários
Sugira contratos bem assistidos, com funcionários da empresa do sistema que estejam à disposição para dúvidas e problemas técnicos, e saiba as garantia e formas de uso, para que a empresa e nem mesmo quem vai conduzir o sistema, tenha dúvidas.
Avaliar e implementar a implantação
Por fim, com tudo fechado e programado para a implantação, pense em como seus funcionários vão receber essa mudança, quais as melhores formas de incorporá-la nas rotinas diárias, e ainda, procure uma forma de colocar um projeto de adequação.
Quanto mais alinhamento suas equipes tiverem nesse momento, melhor será todo processo posterior. Afinal, uma ferramenta, por mais intuitiva que seja, precisa de treinamento e usabilidade para se tornar prática por todos os envolvidos.
Final considerations
Os sistemas de gestão empresarial são excelentes formas de incorporar produtividade, diminuição de despesas e até mesmo controles mais abrangentes de equipes de trabalho, grupos esses que estarão cada vez mais próximos e integrados.
Mas para que isso dê certo e de fato saia como um bom investimento para a empresa, a verificação tanto das necessidades quanto dos melhores produtos do mercado devem prevalecer dentro do papel dos gestores em implementarem essas mudanças positivas.
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